Archieven in verandering

Deze september is het VPRO-programma Tegenlicht terug met een nieuwe reeks prikkelende afleveringen over de achtergrond van de actualiteit. De eerste aflevering, 'Digitaal geheugenverlies' wordt op 7 september uitgezonden. Hoe kunnen we onze digitale bestanden bewaren voor de toekomst? En welke rol spelen bibliotheken en archieven nog in onze samenleving? if then is now gaat in samenwerking met Tegenlicht op onderzoek uit en vraagt archivarissen, erfgoedprofessionals en historici om hun mening. Aan het woord is Rene Spork, medewerker bij het Stadsarchief Rotterdam en hoofdredacteur bij het Archievenblad:

"Mensen maken afspraken met elkaar en omdat ze niet alles kunnen onthouden vertrouwen ze die toe aan perkament en papier. Van oudsher bewaren administraties stukken ter ondersteuning van het geheugen en voor recht en bewijs. Verliezen deze stukken hun directe belang voor de bureaucratie, dan behouden ze hun waarde als bron voor bijvoorbeeld historici. Zie daar in een notendop het nut van archieven en archiveren.

Nederland kent al bijna anderhalve eeuw een dekkend net van archiefinstellingen (gemeenten, waterschappen, provincie, rijk). Overheidsinstellingen zijn wettelijk verplicht om hun bescheiden over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Tot de Archiefwet 1995 werden archieven ouder dan vijftig jaar overgedragen aan archiefinstellingen. De stukken werden daarmee openbaar. De archiefinstelling stond dus op vijftig jaar afstand van de lopende administratie. Studiezalen werden dan ook voornamelijk bevolkt door onderzoekers, niet of nauwelijks door recht en bewijszoekende burgers. Met de verkorting van de overbrengingstermijn naar twintig jaar – Archiefwet 1995 - kregen de archieven een meer actueel (recht en bewijs) belang.

Naast overheidsarchieven bewaren archiefinstellingen ook particuliere archieven. Denk aan bedrijven, scholen, kerken, verenigingen, enzovoorts. Een onderzoeker moet zich een beeld kunnen vormen van de samenleving in een bepaalde periode en dan volstaat niet het bewaren van stukken die alleen het handelen van de overheid reflecteren. Met dat argument werden ook collecties in huis gehaald: kaarten, prenten, tekeningen, foto's, audiovisueel materiaal, boeken, kranten, tijdschriften en affiches. Zo heeft het archiefwezen een januskop gekregen: een wettelijke taak én een schatkamer van ons erfgoed.

Documenteren van de samenleving?

In deze voornamelijk papieren werkelijkheid zou je kunnen zeggen dat het archiefwezen zorgt voor het documenteren van de samenleving. Die claim kan het archiefwezen in het digitale tijdperk onmogelijk waarmaken. Op internet (social media) documenteert de samenleving zichzelf. Is internet niet het levend archief van de samenleving? Wie wil onderzoeken hoe in onze tijd leerlingen eindexamen vieren, komt zeker aan zijn of haar trekken op Facebook, Youtube, Instagram en Pinterest, maar niet in de schoolarchieven. Wie wil weten hoe de samenleving reageert op bepaalde kwesties kan echt niet meer volstaan met de ingezonden brievenrubriek in de papieren krant. De 'reaguurders' vind je op forums, Twitter, blogs en dergelijke. Er zijn kanalen voor het bewaren en tonen (delen!) van films, muziek en foto's. Archivarisen klagen wel dat deze media niet 'duurzaam' zijn - zie bijvoorbeeld het verdwijnen van Hyves - maar er is geen alternatief. Het oogsten van het hele wereldwijde web door een archief of instelling als het Library of Congress is een illusie.

Initiatieven zoals 'Imagine IC' (samen met de Reinwardt Academie, het Stadsarchief Amsterdam en het Beeld en Geluid) voor het documenteren en presenteren van 'de performance van het dagelijks leven in de grote stad en speciaal met/van jongeren', het documenteren van hun lifestyles in producties van beeld en geluid, het bewaren in een online collectie: het zijn goed bedoelde druppels op een gloeiende plaat.

Positie

En dus? En dus moeten archiefinstellingen zich beraden op hun positie en taken. 'Waar zijn we van?' In plaats van 'documenteerders van de samenleving', zou een archiefinstelling meer een spin in het informatieweb moeten worden, die netwerken verbindt en onderzoekers wegwijs helpt maken in het informatielandschap. Archivarissen zouden op moeten treden als kennisleveranciers als het gaat om duurzaamheid van informatie en metadatering. Hulp van het publiek (kennis, bewerking, levering) is daarbij een must.

Wat zeker blijft is het beheer en de beschikbaarstelling van betrouwbare overheidsinformatie. Digitalisering heeft de omloopsnelheid van informatie enorm versneld. Overheidsinstellingen die digitaal werken kunnen hun elektronische archieven/informatie niet pas na twintig jaar overdragen aan een archiefbewaarplaats. Automatiseringsparken worden elke vier of vijf jaar vervangen en de digitaal geboren informatie moet onmiddellijk worden veilig gesteld. Dat betrekt archiefinstellingen meer bij de archiefvorming en inrichting van de informatiehuishouding. Het archiefwezen werkt al meer dan tien jaar aan de ontwikkeling van Elektronische Depots (e-depots) voor de langdurige opslag van digitale en/of gedigitaliseerde informatie. Daarnaast wordt onder meer gewerkt aan het duurzaam maken van documentmanagementsystemen. De politiek streeft naar actieve openbaarheid: de burger moet direct toegang krijgen tot overheidsinformatie. Overheidsdata moeten bovendien als open data beschikbaar worden gesteld aan marktpartijen. Beheer, behoud en beschikbaarstelling van deze data vormen een aparte uitdaging. Het zwaartepunt van de archiefwerkzaamheden verschuift van erfgoed naar een voornamelijk wettelijke taak.

Particuliere archieven en collecties

Dat roept de vraag op hoe het zit met die andere tak van 'archiefsport', de particuliere archieven en de collecties. Ook bedrijven die werken met een digitale informatiehuishouding worden geconfronteerd met de korte omloopsnelheid van informatie. Het veilig stellen van deze informatie zal niet gebeuren door vervroegde overdracht aan een openbare archiefbewaarplaats, met het risico dat kwetsbare bedrijfsinformatie in handen komt van de overheid of ineens 'op straat' ligt. Het ligt meer voor de hand dat particuliere bedrijven als Iron Mountain daar een rol in spelen. Waar die informatie op termijn blijft (historisch belang) is nog de vraag. Wie weet uiteindelijk toch als bedrijfsgeheugen op het internet.

De collecties die archiefinstellingen beheren, zoals foto's, boeken, kranten enzovoort zijn niet langer vanzelfsprekend het exclusieve domein van de betreffende instelling. De Koninklijke Bibliotheek bijvoorbeeld heeft zich ontpopt als de kranten-digitaliseerder van Nederland. Het lijkt meer logisch en publieksvriendelijker om die functie te versterken en uit te breiden, dan te beconcurreren met lokale initiatieven. Dat zelfde geldt voor het bewaren en beschikbaar stellen van beeld en geluid door het gelijknamige instituut. Google digitaliseert massaal boeken. Wat beeldmateriaal betreft: er bestaan ontzettend veel beeldbanken, naast wat particulieren zelf aanbieden op internet op kanalen als Flickr. Het zou wenselijk zijn als ook daar meer eenheid in komt.

Film vind je op YouTube. Onder meer daar ontpopt zich een wrang auteursrechtenprobleem. Openbare archiefinstellingen mogen niet zonder meer hun materiaal via het web openbaren, maar tegelijkertijd staat dat hetzelfde materiaal al lang en breed op YouTube. Particulieren nemen niet eens meer de moeite om op de sites van de archiefinstellingen te zoeken. Ook dat is een nieuwe realiteit. Wellicht moet een archiefinstelling zich beperken tot het bewaren van originelen (bij digitaal geboren informatie een moeilijk begrip) en – bijvoorbeeld in geval van audiovisueel materiaal - beschikbaarstelling overlaten aan instituten als Beeld en Geluid en/of het publiek via kanalen als YouTube. De crowd kan bijvoorbeeld ook helpen bij het vervolmaken van beschrijvingen.

Dienstverlening en publieksbereik

Het wereldwijde web heeft het archiefwezen enorm veel gebracht. Tegenover elke 1000 fysieke bezoeken (studiezalen) staan zo'n 100.000 virtuele bezoeken. Naar schatting nog geen vijf procent van de archieven en verzamelingen van de archiefinstellingen is gedigitaliseerd, maar de raadpleging van die vijf procent is enorm. Daar zitten dan ook de meest gebruikte bestanden bij zoals bronnen en nadere toegangen voor stamboomonderzoek. Het publiek is gewend aan en verwend met informatie op internet. Digitaliseren is kostbaar en 'alles' digitaliseren kost vele mensjaren werk. Dat probleem is door veel archiefinstellingen ondervangen door te digitaliseren op verzoek. Maar ook dat roept vragen op. Het archiefwezen zit in een digitale stroomversnelling en is daar voorlopig niet uit."

NB: Bekijk hier de Uitzending van VPRO/Tegenlicht over Digitaal Geheugenverlies: bit.ly/1tvIWm7

Adres

Hofdijk 651
Rotterdam
Nederland

Geofield

POINT (4.4805008 51.9271988)

Tags

Reageren